Проживание в отеле - это неотъемлемая часть командировок. Размещение требуется работникам компаний или организаций, направляемых в связи с производственной необходимостью в другие города, а иногда и страны. Оплата гостиницы в командировке обычно производится за счет работодателя. Законодательная база РФ предусматривает оформление таких затрат в специальном порядке, для исчисления налогов и бухгалтерского учета.
Правовые основы
Трудовой кодекс РФ признает в статье 166 служебной командировкой поездку со следующими условиями:
- имеется приказ или распоряжение работодателя;
- установлен точный срок;
- предусмотрено выполнение служебного поручения;
- место территориально удалено от работы.
Частные вопросы направления служащих раскрываются в Положении N 749, 13.10.2008.
Процедура предоставления отчетности
Время командировки определяется по документам, подтверждающим проезд. Они предоставляются в бухгалтерию после поездки. После возвращения в течение 3 рабочих дней необходимо представить авансовый отчет по расходам в поездке, а также отчитывается по выданному авансу. Необходимо предъявить документальные свидетельства об аренде помещения, в котором останавливался работник на время поездки.
Комплект необходимых документов и метод расчета затрат, подлежащих возмещению, устанавливаются коллективным договором, локальными нормативными актами, соглашениями предприятия. Если сотрудник компании не может предоставить отчетность, ситуация разрешается в соответствии с действующими правилами организации. При формировании отчетности по налогу на прибыль следует учитывать, что без подтверждающих документов стоимость проезда не получится включить в статью расходов (НК РФ ст. 264, 252).
Трудовой кодекс РФ в 168 статье предусматривает, что работодатель оплачивает найм жилого помещения (отеля, гостиницы, частной квартиры по договору) в случае, когда был уведомлен о выбранном отеле, типе номера или найме частного жилья, и дал свое разрешение.
Документальное подтверждение проживания в гостинице в командировке
В правилах оказания гостиничных услуг (утв. Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085) в пункте 28 регламентирована обязанность администрации отеля в рамках заключенного договора предоставления услуг размещения выдать потребителю на руки документальное подтверждение его нахождения в гостинице. Это может быть квитанция, кассовый чек или любой другой документ на бланке строгой отчетности, офомляемый при произведении расчета за оказанные услуги.
Документы, подтверждающие расходы на проживание в заграничной командировке, переводятся на русский язык. Оформление перевода построчное, что отдельно отмечено Приказе от 29.07.1998 № 34н Минфина РФ.
Когда в качестве размещения оплачен не номер в отеле, а частная резиденция (дом, коттедж, квартира), то необходимо, в соответствии со статьями 671 Гражданского кодекса и 30 Жилищного кодекса РФ, заключать договор о найме жилого помещения, с помощью которого можно будет подтвердить произведенные расходы. К договору найма должен прилагаться документ (акт, расписка) о получении денежных средств за размещение. Факт оплаты фиксируется для того, чтобы затраты на проживание работника во время командировки можно было отнести к расходам при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 статьи 264 НК РФ)
Итак, какими именно документами можно подтвердить проживание в командировке:
- бланк юридического лица для строгой отчетности;
- кассовый чек;
- договор о найме жилого помещения с актом, распиской или иным дополнением о получении наймодателем денежных средств в счет оказания услуг.
Кассовый чек, также, как и документы на бланке строгой отчетности (БСО) описаны вместе со всеми необходимыми реквизитами в соответствующем Федеральном законе N 54-ФЗ от 22.05.2003, где приведены более двадцати условий, необходимых к соблюдению для формы чека или бланка. Статья 4.7 указанного закона устанавливает четкие требования к оформлению и выдаче такой документации. БСО разрабатывается юридическим лицом самостоятельно, но с учетом включения всех необходимых реквизитов и использования регламентированных технических средств (например, надписи должны держаться не менее полугода).
В некоторых видах экономической деятельности предусмотрены унифицированные формы бланков: билетов в кино и театр, парковочного чека, путевок на экскурсии. Различные квитанции на перевозку определены приказами соответствующих министерств. Также бланками строгой отчетности пользуются юридические лица с особыми системами налогообложения (например, упрощенной). В таком случае, непосредственно при получении, в качестве подтверждающего оплату проживания документа, - бланка строгой отчетности, дополнительно предоставляются для бухгалтерского учета по командировке справки о применении данным юридическим лицом соответствующей системы налогообложения.